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GUIDA OPERATIVA · CHIUSURA

Controlla ordini, rimborsi e documenti

Una checklist di fine servizio per evitare di confondere vendite, accrediti, rimborsi e documenti ancora da completare.

Tempo stimato
10 minuti
Per chi
Titolare e responsabile amministrativo
Passaggi
4

Prima di iniziare

  • ✓ Accesso a ordini e report del proprio ruolo
  • ✓ Intervallo di date da controllare
  • ✓ Referente amministrativo per eventuali differenze
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    PASSAGGIO 1 DI 4

    Definisci quale giornata stai controllando

    Apri Report dal menù e verifica organizzazione, evento e periodo. Annota l’intervallo scelto: una festa che termina dopo mezzanotte può interessare due date.

    Controlla di non mescolare ordini di prova e operazioni reali. Il totale di un collaudo sandbox non rappresenta denaro incassato.

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    PASSAGGIO 2 DI 4

    Confronta ordini e pagamenti

    Parti dagli ordini confermati e controlla importi e stato delle eventuali rettifiche. Per i casi dubbi confronta il numero ordine con l’esito del provider.

    Vendite e accrediti bancari sono grandezze diverse: tempi di disponibilità, commissioni e rimborsi possono far differire un accredito dal totale ordini del giorno. Non correggere il menù o cancellare ordini soltanto per far coincidere due totali.

    Per ogni differenza annota ordine, importo, data e stato. Un rimborso richiesto o in lavorazione va distinto da uno completato.

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    PASSAGGIO 3 DI 4

    Verifica il percorso documentale

    Se usi un sistema esterno, confronta gli ordini con i documenti emessi e controlla le rettifiche. Se stai collaudando Corrispettivi Elettronici, filtra l’archivio e verifica le voci in attesa o con intervento richiesto.

    Un report FESTIVO è un supporto al controllo: non equivale all’emissione o trasmissione dei documenti richiesti. Conserva i riferimenti nel sistema amministrativo concordato con il consulente.

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    PASSAGGIO 4 DI 4

    Consegna le anomalie al referente

    Prepara una nota con periodo controllato, operazioni verificate, differenze e responsabile della verifica. Per un problema tecnico apri una richiesta da Assistenza con numero ordine e messaggio visualizzato.

    Riprendi le voci in sospeso quando il provider restituisce l’esito definitivo. Non segnare come risolta un’operazione solo perché non compare più un avviso nella schermata precedente.

    • Periodo ed evento corretti
    • Ordini e pagamenti confrontati
    • Rimborsi in sospeso identificati
    • Documenti e rettifiche verificati
    • Anomalie assegnate a un responsabile